W celu ułatwienia obsługi wydruków standardowych, powtarzalnych można użytkownikom zdefiniować szablony dotyczące całego rejestru dokumentów, (w poprzednim punkcie deklarowaliśmy postać tabeli znajdującej się wewnątrz jednego dokumentu- dotyczącego jednego dokumentu) czyli wielu dokumentów.
Przykładem najlepiej odwzorowującym tego typu potrzeby jest rejestr sprzedaży VAT, do drukowania którego jest zobligowany każdy podatnik. Ustawienie szablonu do drukowania takiego rejestru, udostępnia użytkownikowi gotowe rozwiązanie. Praca jest dwuetapowa, polega na określeniu rodzaju informacji, które mają się znaleźć w rejestrze F4 oraz na ustaleniu układu wydruku poprzez edytor dokumentów F2. Z pozycji funkcji F4 możemy deklarować następujący zakres informacji:
1. UKŁAD PIONOWY Określenie numeru pozycji w linii tabeli, można określić czy dana informacja ma być w pierwszej, drugiej lub trzeciej linii. Deklaracja ta odpowiedzialna jest za układ tabeli, która może drukować tylko jeden wiersz dla każdej pozycji sprzedaży, dwa lub trzy wiersze dla każdej pozycji sprzedaży.
2. UKŁAD POZIOMY Pozycja określa położenie poziome, im niższy numer tym bardziej od lewej strony dokumentu znajdzie się dana informacja.
3. Wielkość, określa z ilu znaków ma składać się informacja na wydruku. Jeżeli nazwa asortymentu w komputerze zadeklarowana jest na 50 znaków, to nie jesteśmy zmuszani do drukowania pełnej 50 znakowej nazwy, możemy podać, cyfrę 30, określającą, że drukowane mają być tylko pierwsze 30 znaków. (istnieje możliwość zmiany deklaracji informacji opcją F2 edytor dokumentu i zadeklarować inny układ np. drukować tylko 10 znaków rozpoczynając od 20.-> więcej na ten temat w funkcjach zaawansowanych)
4. Opis – słowna deklaracja kolumny tabeli
5. Format danych tzw. Picture pozwalający definiować postać wysyłanych danych
6. Suma -> parametr ustawiony na T oznacza, że dana informacja podlega sumowaniu, ustawienie na N, nie podlega. Parametr ma znaczenie wyłącznie dla pozycji numerycznych, w pozostałych nie ma znaczenia
7. Kod sterujący wydrukiem (drukarka lub HTML) wysyłany przed informacją pozwala formatować wydruk danej pozycji
Kod
sterujący wysyłany po danej informacji, zwykle odwołujący formatowanie wysyłane
w poprzednim punkcie.